采购卡

目的

采购卡(P-CARD)是一张大学信用卡,代表购买权力,以授权,个人大学员工。 P-Card允许持卡人直接向适当的大学账户收取与工作相关费用。 P-Card允许购买最少的延迟和最低管理劳动力,同时也提供责任。该政策描述了正确使用大学采购卡。这里建立的程序也有助于保护大学免受欺诈和其他故意或意外滥用其基金的欺诈行为。

政策

大学员工有资格获得采购卡。非员工和学生没有资格。 P-Card仅用于商业目的,所有购买必须符合所有bt365手机下载政策。

持卡人必须遵守所有适用的政策和程序来保留使用卡。

定义

不适用。

程序/指导方针

一世。应用
大学员工必须提交授权申请。此形式可用电子方式可用。必须完成所有信息,表单必须包含适当的授权签名。

II。卡的种类
截至2017年8月,大学使用JP Morgan Chase提供的Visa采购卡。卡可用于各种商品和服务,以及典型的旅行费用。卡可仅用于购买商品,旅行,餐厅和其他授权的相关购买。标准交易限额为999。00美元。其他限制可用于适当的原因和适当的授权。请注意,授权表格仅指示每个交易金额的标准。

III。一般使用
P-Card是大容量,低美元购买,授权旅行费用等各种项目的首选方法。通常,P-Card可用于购买大学政策中落在大学政策中的任何物品。购买必须在指定,授权的美元限制范围内。

IV。卡的到期和重新发行
采购卡每三年到期,在该月的最后一天压印在卡片前面(到期日期)。在到期日期之前在1至3周内自动将续订卡自动发送到P卡办公室。持卡人将发送一封电子邮件通知,列出日期和地点以拾取他或她的新卡。每个续订都需要策略/程序审核测试。持卡人应完成审查,阅读和签署新的持卡人协议,并将其拿起他们的新卡。

v。更改卡上的信息或取消卡
要取消卡,请将卡返还给采购办公室。该卡将被销毁,帐户将被取消。

VI。信息
用户信息可从P-Card Administrator和Provurement部门获得。对表单和手册的修订可以频繁;所有持卡人都将收到更改并发送当前版本。在员工服务下的采购网页上提供了表格和信息 //my.lynn.edu/ics/employees/procurement.jnz.

VII。更新事务
所有交易都将出现在JP Morgan Chase,PayalyNet系统中。通过WWW获取对系统的访问权限到所有持卡人或其设计。事务必须在邮政日期的五(5)份工作日内更新,并在Notes部分以及会计代码等中的充分说明和详细信息等。每笔交易都将默认为特定于预先分配的帐号的款项应用程序。持卡人或其指定人员有责任根据需要更新帐号。

VIII。分配收费
向P-Card收取的美元金额将分配给发布时分配给P-Card的默认帐号。审查和批准交易在付款网中进行批准后,美元金额可以转移到其他帐号,或在几个帐号之间分开。由于会计办公室每周付款的款项,将发布(映射到总帐)向大分子帐报(映射)。分配的ayalynet事务ID#将被导入到gl中,并将显示在预先修复的'cc'之后的ID号。

IX。文档和评论
持卡人应始终获得每笔交易的逐项收据。如果收银盒没有描述,请在磁带上写入它们。任何未经适当实惠的收据的任何交易都应通过持卡人报销。

收据定义为发票,账单,收银机收据,销售单据,其中包含商品的逐项列表,美元金额以及供应商的名称和位置。供应商的员工必须签署所有手写收据。

一种。购物是亲自制作的
除了信用卡副本外,还保留逐项收据以正确证实购买。

湾传真或邮寄购买
保留订单的副本作为传真或邮寄以及您的记录的传真确认(如果可用)。

C。互联网购买
需要以下类型的文档中的至少一个:

•打印出已完成的在线订单表格。

•打印出在线订单确认。

•打印出电子邮件确认。

天。和解
持卡人应该贴在每月持卡人声明的后面,所有发票和收据。此外,应保留所有支持文档(贷记商品,退款表的副本和退款表格等)。 4年的文件,加上当前的财政年度,必须保存在档案上。一年,加上当前的财政年度应该在该部门。必须根据大学审计要求提供这些记录。另外,扫描图像 每次交易收据 必须附在款项中。收据可以作为PDF,JPEG或GIF文件上传。

e。评论
初次审查 - 收到部门首次月发达的第一个月后,持卡人可以选择与P-Card管理员预约,以审查记录和程序。本综述的目的是确保持卡人受到适当的培训,并意识到他/她的职责。这些职责包括:

•适当的交易和解

•保证存在和保留支持文件。 •核实收费已审核并适当地分配

•核查购买是合适的,在大学的政策中。

监督审查 - 主管授权他们的指定人员获得bt365手机下载,JP摩根追逐Visa P-Card卡,用于根据需要购买商品和服务。必须按月审查交易和信用卡陈述,以进行政策合规性。主管可以在国际咨询网络申请中为雇员在线审核交易,或请求每月与所有持卡人信息和交易详情进行审查的交易报告。

随机和年度评论 - 持卡人的交易将随机审查。所有交易由采购服务部和会计办公室审核。会计局的审核人员将审查持卡人的交易和记录,以确定该部门遵守大学政策和程序的遵守水平。

1。审查人员将审查所选部门记录,并可完成采购卡文件和审查报告的清单。审稿人将检查以下内容:

一种。正确完成交易和解。

湾支持交易和调节日志条目的收据。

C。经营宗旨和购买批准。

天。不寻常的活动。

X。批准
需要更高级别的批准。主管或预算单位经理必须签署授权申请,主管负责定期审查其员工的每月陈述,也可以通过Transion语句报告在线。

一种。学术或行政官员
学术或管理员官员被定义为直接向执行人员报告的人(例如,助理VPS,Deans)。学术或行政官员的P卡交易需要其执行官的更高级别的审查和批准。如果执行官无法提供此类审核和批准,他或她可以指定另一位审计员 - 审批人(例如,规划单位的预算经理)。

湾所有其他持卡人
所有其他持卡人交易必须经持卡人部门内的更高级别的权力审核和批准。

C。签证卡收据审批流程
•使用Visa P-Card是一种付款方式,不购买。持卡人有责任确保所有支出均获得批准。主管责任允许卡审查交易和每张每月信用卡声明。
•必须将所有收据扫描到PDF,JPEG或TIF文件中,并附在付款网络4应用程序中的事务中。
•所有超过250.00美元的收据必须通过扫描收据或附带的电子邮件或其他批准文件等签名批准,例如支出请求或空白备份表格。
•该部门主任可批准收入251。00 - $ 2999。99。
•该地区副总裁可批准3000.00至4999。99美元之间的收据。超过5000美元的收据必须由财务或指定者副总裁批准。

XI。审计
所有交易由采购部门和会计办公室审核。此外,所有交易和支持文件都受会计办事处审核。培训计划,通信和交易审核将由常规管理到最终用户。他们将设计为:

1。审查部门记录和记录保管实践;

2。纠正错误并确保遵循策略指南;

3.提供采购程序中的“最佳实践”;

4.征求有关流程和“最佳实践”程序的反馈。

这些访问的结果将用于促进bt365手机下载的采购职能,并将与我们的社区分享。

XII. Violations & Card Status

一种。违反行为

I级:个人和/或未经授权的购买

我个人和/或未经授权的购买违规可能导致立即取消采购卡和潜在人员纪律处分,包括但不限于在五(5)个工作日内偿还不当投资。

二级:增量购买和/或禁止购买
违规级别违规将导致采购卡取消,并在重新发布采购卡之前要求持卡人重新夺回持卡人。

第三级:记录不当
III级违规将需要在记录保留程序中培训持卡人。
评论员将向部门主席或院长报告违规行为。主席将在一个月内给予响应调查结果并说明要采取的纠正措施。

IV级:缺少收据
IV级别缺失的收据违规将要求将持卡人重新培训持有授权收据,根据需要将授权收据提交到款项申请中。如果持卡人没有采取纠正措施,这违反可能导致暂时损失卡特权,如果要取消采购卡。

由于任何原因,bt365手机下载可能会终止随时使用采购卡的权利。不正当使用采购卡可能导致违规行动,概述,包括雇佣终止。

湾持卡人就业状况
自愿终止答:终止就业的员工,无论是自愿还是退休,都必须在离开大学之前至少5个工作日通知采购部门。在收到终止通知时,该终止员工的购买卡将被取消。

非自愿终止:如果在采购卡上使用的违约账户的非自愿终止,院长,院长或个人责任,必须立即通知采购卡管理员并占有采购卡。该卡应该是手持到采购部门。

员工搬到另一家部门:如果持卡人转移到bt365手机下载的另一个部门,必须在转账日期之前通知P-Card管理员。一家员工从另一个部门转移的部门,谁是上一个部门的持卡人必须填写授权表,并在更新记录之前获得当前和新部门的批准。有关此程序的问题,请联系P-Card管理员或采购总监。

持卡人责任

XIII。每天使用

一种。规则和程序
1。该卡用于商业费用 只要。它 不得 随时用于任何个人购物。 This VISA p-card is a corporate liability card. Personal credit information of the card holder will 不 be obtained. Misuse of the VISA p-card may result in disciplinary action as outlined, up to and including termination of employment (see section XII. Violations & Card Status)

2。卡不可转让。它可以仅由持卡人使用。

3.必须为所有P卡事务获得逐项收据。

4. 标有带有以下项目的相应VISA ID号的授权发票必须扫描到付款内部 (5)为期五天的交易审查期:

•固定资产 - 每单位值超过1,000.00美元的项目
•年期间的维护合同,协议和成员超过1,000.00美元 - 必须指定合同期限
•向项目帐户收取的任何费用 - 以4开始的帐户
•收取给赠款或礼品账户的任何费用

5。金字塔 - 即,将一个购买分为两个或更多,以便留在交易限制范围内 - 不允许。

6。如果持卡人不更新他或她自己的交易,他或她必须将任务分配给适当的指定者。收费的拨款应在五(5)个工作日内完成。

7。持卡人 可能没有收到 使用P-Card的任何形式的现金预付款。

8。持卡人负责解决与供应商的差异并确保收到积分。有关供应商问题的协助,请尽快联系P-Card管理员。

9。持卡人不得收到任何退款或交易所的现金返还或储存信贷。此类金额必须记入P卡账户。如果供应商错误地发布退款支票,则必须在持卡人收到的五天内提交给P-Card Office。

10。持卡人不应支付销售税。持卡人必须告诉国家内部供应商大学免除来自销售税。税收豁免号码是对每个授权的bt365手机下载签证卡浮雕。如果供应商需要看到它,则可以提供大学税收豁免表格的副本。

11。如果拨款资金正在收取费用,持卡人负责观察所有授予机构要求。

12。持卡人可能无法购买,违反大学政策限制可能被视为利益冲突的业务交易(从您或相对的业务购买)。见Polices @ //www.nklog.org/university-policies.

湾防止欺诈
持卡人应使用基本的安全措施,如下所述,防范欺诈:

1。 一旦到达时,请立即签名。

2。 将卡放在安全的位置;小心保护卡号。

3. 将收据和语句保存在安全区域(它们可能包含您的卡号)。将每条收据附加到Pyperalnet中相应的交易。

4. 在交易期间留意卡,并尽快检索它。

5。 总是知道你的卡在哪里。如果您找不到该卡,假设最坏的情况:您的帐户已取消并请求新卡。

6。 请注意您正在签名的内容:您的签名可以复制到刻意放置在下面的其他滑块。

7。 密切审核您的月度陈述。确保显示的所有费用是合法的收费。

8。 尽可能访问善意的熟悉商家。

9。 立即向采购和JP摩根签证报告可能的欺诈。

10。 不要 丢弃公共区域中的信用卡滑块,或丢弃整体。盗贼可以从收据,滑动和陈述中获取您的卡号。

11。 不要 向任何人借给你的卡。

12。 不要 除非您知道您正在处理众所周知的供应商,否则将您的卡号码发送给任何电话。

C。未经授权的购买
P-Card可能 用于购买以下项目:

1。个人物品

2。实时动物(联系Lab Animal Resources in Compule Compliance Office详情)。

3.需要DEA牌照的受控物质

4.现金和旅行者支票

5。购买涉及签署协议,许可或合同(例如,租赁) - 向总法律顾问或采购部门发送文件进行审查和行动。

6。长期租赁(1年或更长时间)。

7。放射性物质

8。武器或弹药

9。捐款

10。私人车辆或飞机的燃料(没有特定的经营宗旨和事先批准。从不用于个人使用或在应该使用里程报销的情况下)

11。娱乐(未经事先批准)

12。罚款/滞纳金/处罚

13.礼品或礼品券(未经事先批准)

14.酬金

15。利息/财务费用

16。法律服务(未经事先批准)

17。游说

18。表演者(未经事先批准)

19。旅行(没有事先批准)

20.学费(未经事先批准)

天。限制使用

除非满足以下要求,否则某些物品仅限于使用P卡的限制:

1。 饮酒以消费 (必须有适当的事先批准)。

2。 资本装备 (在屏幕上更新事务时,必须提供以下信息):

一种。制造商的姓名,序列号和型号(如果没有提供供应商的3级详细信息)

湾收购日期或收到的日期

C。位置

天。单位收购成本(如果尚未明确识别)

e。部门名称获取所有权

3. 维护,租赁或服务协议 用于小型设备允许。年度协议必须在交易的“票据”部分中规定协议的期限。

4. Travel & Entertainment 费用在具有先前批准的P形卡上允许费用(在屏幕上更新交易时必须提供以下信息):
一种。旅行者姓名
湾会议注册位置和日期
C。停留时间
天。商业用途

天。审查费用
1。所有费用必须及时审查(内部 (5) 五天)。未经审核的费用按原样下载到总帐中,并将其收费到默认帐户。

2。付款网络的审核框 不表示发布或支付。供应商 将得到支付 通过他们的商家银行在交易的24-48小时内。最终用户必须检查在线审查框作为购买合法性的指示。审查框是 不是征准商品的检查和批准不影响付款.

3.所有授权收据必须附在款项中的相应交易中。 PDF,JPEG或GIF文件可以附加在应用程序中。

XIV。卡使用的问题

一种。如果供应商不接受P-Card
持卡人应当合同采购卡管理员。管理员将努力在计划中注册供应商。

湾有争议的物品(货物损坏或不正确等)
持卡人有责任解决与供应商的差异,并确保收到积分。联系采购协调员以获得有关争议的进一步信息。

1。持卡人应立即通知供应商对任何问题的任何问题,并在购买后30天内寻求信用。

一种。如果在30天内从供应商收到信贷,则持卡人应与采购卡管理员正式争取购买。正式纠纷将提交给JP摩根追逐。

湾学分将在争议进程的60天内出现

C。所有信用额将下载到总帐中,并将更新帐户状态。

C。如果您的卡丢失或被盗,或者如果您检测到您认为欺诈的交易

立即报告丢失,盗窃或欺诈性使用卡,如下所示:

1。联络JP Morgan Chase @ -1-800-Visa-911或-1-410-581-9994。

2。要报告欺诈性交易,请准备好交易编号和基本交易信息(供应商,美元金额)。通知采购卡管理员和/或采购服务。

天。损坏的卡片
如果该卡损坏或拆卸,或者需要在持卡人姓名或部门名称中进行更正,则可以请求更换塑料。联系采购协调员。

要了解有关此策略或支持程序的更多信息,请联系 采购.

政策更新:君。 1,2019