购买

目的

这一政策的目的是确定在bt365手机下载采购货物和服务的过程。这一政策被开发和发布,指导采购活动在整个机构依照联邦和各州的法律和良好的商业惯例。

政策

购买决定是代表学校作出商业决策,因此应以最大的考虑是什么大学的最佳利益进行。购买还需要以最有效的,可持续的,具有成本效益的方式来进行。以下政策和程序保证了与外部供应商打交道时,会出现相应的业务流程。

bt365手机下载的采购部门负责制定有关采购应如何进行,代表学校的以及战略性采购的总体战略。然而,相当的权威性已下放由各部门向个人部门内作出购买决定。指定人员将参加这些角色的所有相关的培训课程,并且必须遵循学校的采购程序和准则。

采购部门和应付账款帮助管理在采购由该机构所需要的商品和服务的支出情况。采购部门有唯一的责任就是犯下大学资金和制造的供应来源,数量下令,交付进度和价格谈判的最终决定,除非别人都这样由总统或财务总监和财务授权。这些决定将与相关部门一起实施。应付账款负责支付大学的账单和旅费和监控所有购买遵守适用的政策和程序。

采购订单和支出的要求是正式订单和授权征用的文件,因此它应该包含的商品或服务所需的精确描述,并且必须由供应商船舶订单之前,采购部门的批准。按照政策和程序,将让您更准确地监控你的预算和供应商及时支付。

每笔支出必须要谨慎直接受益bt365手机下载。

bt365手机下载将承担支付购买的,这些都没有经过批准的采购程序做出不承担任何责任。

谁拥有预算权力订购商品和服务的每个员工应与责任,这需要充分了解这样做。任何人犯下大学的名字没有资金的核定支出的要求或采购订单这样做在自己的财务风险。

考虑代表大学购买商品和服务时,授权的员工应该选择的价格,质量和服务的最佳组合,以满足项目的特定需求。价格最低的商品和服务应当那些有足够的质量和服务为特定的需求中选择。

授权购买商品和服务的个人必须按照本政策描述遵循的采购需求和良好的商业惯例。在金融办公室采购部门指定的重点为大学的所有采购活动。这个政策已经制定和分发指导整个bt365手机下载本次活动按照制度的要求和良好的商业惯例。

定义

合同包含所有的条款和安排的条件包括要约,承诺,对价和法律手段双方-an协议。文档不需要被贴上“合同”,由该策略覆盖。表明或暗示一个具有法律效力的文件“(或MOU),”标记的谅解“协议”,“备忘录文件租赁”,“许可证”的意图“信”,甚至一个字母,或任何其他类似的书面资料,本政策根据合同,如果它描述了大学的义务,无论是做还是不做做某件事,或者付钱。无论是文档的任何问题是合同应该被称为大学的总顾问。

竞争力的价格,投标或建议 - 所有文件,包括那些附接或以引用方式并入,用于获得其中奖励将价格的基础上做出一个请求的响应,以及技术优点和/或产品的质量/适应性。

-an实例或情况下对健康,安全,生命,肢体威胁存在,或在必要的服务与实质损害或者悬架或在大学的建筑物或财产受到威胁的威胁。

采购订单(口服)-the文件用于从外部供应商订购产品或服务。

征用-的用作输入文档准备的购买订单(PO),这是官方授权文件到顺序的商品或服务从供应商的形式。也被称为支出请求。

申购人或买家-THE授权(个人或部门发起服务或货物的申请。

供应商 - 指的是提供商品或服务的大学的个人或组织。术语供应商与长期供应商或承包商互换使用。

程序/准则

一世。一般

  1. 授权的个人可以使用三种方法来购买商品和服务,具体取决于所购买的商品和交易的规模:
    1. 采购订单;
    2. 采购信用卡;
    3. 零用金 - 最高金额$ 50,00。
  2. 一般来说,最符合成本效益的采购方法是签证采购卡。 $ 1,000或以上的购买应该开始为常规采购订单征用,或者可如果信用卡使用透支额度和授权许可,并且程序正在认真遵循对卡上进行采购。
    1. 采购部门的职责是监督Lynn的采购流程,以确保基于大学的课程的需求所需货物和服务的最优惠的价格,质量和服务,并促进遵守学校的政策。仅采购部门可以发出采购订单。
      1. 个人授权使用该签证采购卡可以购买由卡所涵盖的货物和服务量达到个人的卡的限制。
      2. 申请可以由被授权的员工大学启动。一个部门管理员,院长,董事长或其指派必须授权由采购自收到前的征用,这也必须在创建采购订单之前批准该申请。超过$ 3,000.00申请额外的授权,必须通过适当的副总裁授权。
      3. 小钱可以例外的基础上可用于少量不超过$ 50.00
      4. 所有的法律文件和合同,如研究合同,联盟协议,技术转让协议,许可,契约,租赁,其他合同等 - 大学与另一方之间必须进行审查,并通过大学总法律顾问批准并经总统签署的bt365手机下载或其指派。
      5. 大学,根据联邦税法并不需要支付商品或服务的购买联邦,州或地方税。bt365手机下载的免税数量应提供批准的供应商。
      6. 货物和未接受服务预付款是不允许的。与情有可原的,需要对所有或部分货款预付的情况下申请必须由采购事务的董事少于批准或等于$ 3,000.00,以及首席财务官和司库超过$ 3,000.00所有交易。
      7. 对于超过$ 10,000.00商品和服务的采购订单应由三次书面投标陪同。记录使用全校范围内的战略合作伙伴关系的合同或财团的合同将被视为满足这一要求。 (请参见供应商选择策略。)

在一般情况下,良好的商业惯例分开由两个或两个以上的人之间分配职责授权付款购买商品和服务的职责。部门据此预计将他的职责。如果员工的局限性迫使一人负责采购货物和服务的接收,一个部门主管必须接受监督和验证的交易负责。

  1. 礼品费用花篮,水果篮等礼品都按照联邦成本原则不允许的费用。大学的资金不得用于购买个人礼物的任何个人识别。
  2. 授权采购货物和服务代表bt365手机下载的所有个人都遵守及符合道德的采购实践的道德教育采购准则和良好的商业惯例全国协会的定义。
  3. 讨论时,供应商和其他大学的部门之间产生,参与收购过程的所有人员将只讨论适用的政策和标准程序的细节,因为它们影响的具体订单。
  4. 以保护供应商的保密和大学的最低价格的访问权限,有竞争力的供应商不得向其他供应商所报价格,条款和条件。申购必须遵守相同程度绝对保密的。
  5. 一个商务餐可能不是由供应商支付除了在以下几种情况:
    1. 当授权可发行的采购订单个人访问供应商的企业作为供应商的能力进行调查,以服务于大学或审查新产品,新设备,或一部分;
    2. 当个人认为与供应商,继续讨论通过进餐时间有特别的价值,他们可以继续在供应商或授权员工牺牲为代价的会议。授权承担伙食费个人将收到来自该部门的预算报销。
  6. 参与采购过程的所有人员谁与供应商处采购订单,他们的家庭雇用的成员,或在他们或他们的家庭成员有重大的经济利益,必须先于处理这种信息报告的首席财务官和司库征用采购订单。进而损害任何情况下,或出现妥协,参与采购过程中的任何人必须立即报告给采购主管,首席财务官和司库。

II。供应商的选择

范围:这个政策指导方针提供指导,为选择供应商是供应给bt365手机下载货物和/或服务的来源。这一政策主要集中在以下领域:战略合作伙伴,供应商,财团合同供应商,小型和弱势厂商,成本/价格分析和成本的合理性概念(招标过程)。

用于评估供应商的标准: 一些基本的评估必须评估供应商的时候,包括考虑:

  1. 供应商提供的质量,服务和价格指定的大学需要的最佳组合。bt365手机下载要求的最低价格优先,除非质量,服务或交付时间优先为需要;
  2. 供应商有金融的稳定,规模和服务基础设施,能够满足学校的需求;
  3. 销售商的产品质量和性能的信誉是在大学使用的上下文可以接受的;
  4. 厂商保修,服务的可靠性和格式,运输或提货手续,以及条款和销售保护大学利益的条件;
  5. 卖主被给予优先,实用和经济上可行,对产品和保护自然资源,高效节能和保护环境服务的程度。这是一个联邦制的要求;和
  6. The vendor is given preference, to the extent practical and economically feasible, for products and services available locally to enhance town & gown relations, and support the local and state economy.

此外,学校可能禁止使用某些厂商的,如果过去的经验,采取法律行动,或者其他因素值得排除。

供应商的选择标准: 采购部门已经与一组选定的供应商,战略合作伙伴的基础上,对用户需求进行全面评估,并在这一领域的潜在供应商进行全面评估的关系。此外,该大学是那赋予大学的几个采购财团成员预先商定由财团合同供应商,在适用情况下提供的货物和/或服务的折扣。在这两种情况下,这些厂商已同意提供的质量,服务和价格林恩的最佳组合,以换取尽可能整个关系的生活工作在一起的承诺。因此,如果一个战略合作伙伴关系或财团的合同供应商存在特定商品和服务,大学更倾向于使用该供应商可以适用的交易选择。

对于购买其战略合作伙伴或联盟的合同供应商不可必须遵循下面的竞标程序。

在某种程度上授权的个人(即人有适当的授权来购买商品和服务代表大学)认为,它不会是明智的利用战略合作伙伴关系或财团的合同供应商,业务案例支持该决定的基础应提交给采购部门进行审查。

有竞争的投标: 评估不是一个战略伙伴或联盟的合同供应商的其他厂商大学的时候有以下要求:

  • 从三个或更多的厂商为$ 2,000到$ 9,999个之间购买口服投标;和
  • 从三个或多个供应商的采购招标书面等于或大于$ 10,000。

注:“无出价”或没有从供应商响应的响应不符合要求的三个或更多的书面竞价购买等于或大于$ 10,000。

鞋底/单一来源理由: The Federal Acquisition Regulation (FAR) and Office of Management & Budget (OMB) Circular A-110 provide guidelines for procurement standards that require a bidding process when selecting a vendor. Justification is required for purchases made without such a process. The requisitioner must complete a Sole/Single Source Justification form. It may be determined that insufficient evidence has been provided to justify the requisitioner’s instructions to buy from a sole or single source. In that case, details of the transaction, together with details of possible alternatives, may be sent to the Vice President of Finance for specific approval prior to issuing the order.

在竞标过程如下:

  1. 投标规格和分配:规范的项目是投标应当由授权的个人提供给采购部门。在这个时候,采购部门可以对相同或类似的质量的替代项目提供意见/建议。一旦投标规范已经定稿,采购部门将利用这一信息来按照教育采购准则和道德准则和国家协会准备提案引号(“RFQ”)的要求(“RFP”)或要求提供批准投标人的最终确定名单。批准投标人的名单将通过协作在授权的个人和采购部门确定。这是为了确保预期的投标人名单包括候选人的横截面,如战略合作伙伴和供应商联盟(如适用)。一旦完成,采购部门将提供RFP / RFQ授权的投标人的最终名单。 RFP /询价会特别注意,所有的反应都将直接返回给采购部门的注意。一旦RFP / RFQ已分发没有进一步的会议应与供应商的安排,并没有改变应该对RFP / RFQ比采购部门以外的任何人进行。
  2. 投标总结和相关文档:后出价已回到了大学,采购部门将准备投标的总结和与所提交的投标文件进行审查授权的个人一起分发的总结。
  3. 投标选择/奖励:一旦授权的个人已经有适当的时间来审查投标信息,一个“初选”应该有记录的供应商评估一起提交给采购部门进行审查。评价应提供供应商和产品服务的选择的解释,以及业务案例授予以比最低的成本提供其他供应商的任何部分。评估还应当确定在受评估企业的任何bt365手机下载雇员的任何已知的个人利益或关系。防止供应商和那些参与采购过程之间的利益冲突,请在道德实践(一般采购政策)的指导方针。再次,采购部门可以对相同或类似的质量的替代项目提供意见/建议。对于较大的采购,包括像家具,当然/实验室设备和技术/视听要求的项目,一次特别会议可安排评估各种购买选择考虑到兼容性,寿命长,生产效率和整体生命周期成本。
  4. 奖励通信:一旦中标(S)和项目选择已经同意并最终确定,被授权人应启动征用的指定产品/服务和相关厂商的最终名单。一旦完成,征地将通过采购部门进行审查,以确保其在协议与要购买的商品和/或服务的最终确定名单并在适当的预算资金的情况下,采购订单将被生成并发送至适用的供应商和授权人员确认订单。一个bt365手机下载采购订单或采购部门授权的战略合作伙伴关系的合同版本是发起一笔定单,从而为供应商提供的资金承诺的唯一方法。所有合同必须由bt365手机下载总法律顾问进行审核,并通过大学的校长或他/她的指定人签字。授权的个人(或多个)不应该直接与供应商以任何理由沟通奖,也不应代签的大学或各自部门的任何合同。

小和弱势/少数厂商:大学致力于支持小,处于不利地位,少数民​​族和/或妇女拥有的供应商。建议这些单位从事采购职能应鼓励使用如时,他们都愿意并能够按相同的条款和条件的大学商业竞争为所有厂商定义的厂商妇女拥有体积小,处于不利地位,少数民​​族和企业。

II。销售税

bt365手机下载,根据联邦税法,并不需要支付商品和服务的购买联邦,州或地方税。所有授权人应提供Lynn的税 - 豁免号批准的供应商。

III。授权签名协议,合同,执照

合同是基于财务采购部所管理的正式竞标过程的结果确定。供应商(多个)被授予的合同被确定为代表最佳的整体值以bt365手机下载。部门/学校代表可参与评估和决策过程。所有的法律文件 - 如研究合同,联盟协议,技术转让协议,许可,契约,租赁,其他合同等 - 大学与另一方之间必须进行审查,并通过大学总法律顾问批准和林恩总统签署大学或他指定。

当局签订合同是由总法律顾问和商业和金融办公室管辖。一旦审查和总法律顾问批准,合同只能由总统(或财务总监和财务)签署。除非他们按照这个政策,这样做的权力个人不得代签了大学的合同。这项政策的目的,特征包括在常见的确定油墨和电子签名的物理特征“点击”是承认接受,或协议的条款和条件的协议。

按照这个政策,除授权合同,正式的采购订单是法律文件,控制着交易,并妥善保护部门/学校和大学。条款和该大学由供应商确定和商定条件规定各方的权利和义务。

大学院系/学校无权建立直接结算账户,房子帐户或信用卡在bt365手机下载的名称供应商。部门/学校无权接受来自供应商的日益谁送这样的广告给各部门/学校信用卡,收费账户,或房子账户优惠。大学官方信用卡计划是由财政采购节管理。

IV。开支请求程序

  1. 部门:
    1. 员工转发给部门预算管理通过imagenow准备并签署一个bt365手机下载征用或支出申请表,和。
    2. 部门预算官员考察的支出要求检查:
      1. 的所有必要的信息完成(帐户/子帐户/等);
      2. 正确分类为:
        1. 采购订单;
        2. 检查请求;
        3. 报销;
        4. 跨部门;要么
        5. 其他。
      3. 可用的预算资金;
    3. 部门预算军官同意了数字邮票的bt365手机下载支出请求,
    4. 远期支出要求通过感知概念的采购部门。
  2. 采购:
    1. 接收支出请求;
    2. 采购代理:
      1. 评论支出请求时,它返回到部门负责人,如果不完整的;
      2. 超过$ 100.00到采购主任转发支出请求;
      3. 批准并处理下$ 100.00支出请求(除了报销);
      4. 批准并处理部门之间请求;
      5. 要求时发送批准开支请求部门的复印件;
      6. 分配采购订单号
      7. 直接分配到订单的供应商 - 供应商船项目最终用户部门
      8. 路线收到项目部和记录开始出货图像滑。
  3. 采购总监:
    1. 评论支出请求
    2. 重新路由超过$ 5,000.00任何开支要求,首席财务官和司库,如果它尚未批准;
    3. 批准采购订单,并将它们记录到jenzabar采购模块;和
    4. 按部门批准的紧急订单对应的 支出要求 (其他)使用该机构的信用卡对特定供应商的应用
  4. 部门:
    1. 接收的产品/服务供应商从;
    2. 迹象货单并将其发送到采购
      1. 注:一旦采购订单已按照经核准的开支要求采购产生的,没有必要支付准备第二次检查请求时的服务或产品的发票到达。只需在发票上注明与支付的签名表现授权采购订单号,如果发票代表全部或部分付款。
      2. 有必要的唯一的时间来准备额外的检查请求是在发票金额超过5%超过采购订单量的情况下。在这种情况下,额外的检查要求必须具备所有必要的批准。
  5. 应付账款:
    1. 接收批准的支出请求(检查请求) - (订单) - 从采购部门(其他);
    2. 接收来自采购,供应商或部门发票;
    3. 通知采购发票和批准的任何差异 支出请求;
    4. 验证该接收相应的货单上出现顺序的人签名;
    5. 进入发票到jenzabar应付账款模块;和
    6. 生成每周检查从支付比同一周的周一提交的最迟完成的请求。
    7. 处理批准用于支付签证适用发票。通知对卡管理员在jenzabar去除PO累赘。

获得预审批责任

该大学的材料或服务上的每一项承诺必须遵循本政策的程序。

员工是负责把申请到采购之前获得来自部门负责人批准。

如果任何部门都购买任何设备,材料或设备违反政策下制定的规定,这样的部门,实际上使这种购买该员工的头部应为这种支出的费用承担个人责任。

诉紧急采购

当一个部门需要的产品或服务的意外可能发生的情况。

购买目的的紧急情况是一种活动,大学的设施,人员,或大学课程的严重损坏的损坏会导致如果提示不采取行动。

只有当购买决定,这是必要的,根据你的解释购买将被处理为紧急情况。

紧急采购一般是不经济的,要追究到最小。各部门要未雨绸缪,允许采购和交付足够的时间。

采购必须始终先于大学的正常程序之外的任何部门或个人采购通知。如果在周末或小时后发生的紧急情况下,电子邮件应送交主管说明情况。经授权的签证卡持有者可以使用他们的卡进行紧急采购。

任何个人订购材料或服务,而下面的程序,而不是使用这些政策所规定的支出要求应是其成本承担责任。

六。资本购买

所有的资本采购将按照本政策的竞标策略进行。

七。免征营业税

因为bt365手机下载(一个非营利性的教育机构)是由法律免除缴纳佛罗里达州的销售税,应收应付办公室不退还营业税。

所有购买应该是免税的。 如果销售税已被错误收费,请与供应商联系,以信用销售税回到大学。

采购可以为你提供的数量或以下销售免税证明的复印件:

  1. 联邦所得税免税凭证;和
  2. 佛罗里达州,销售免税证明。

注:由个人代表组织购买产品,纳税,即使个别将由机构报销。

所有的免税购物必须由一个bt365手机下载的信用卡或官方的大学支票支付。

八。印刷和出版

与营销部门为他们出谋划策订购或打印任何出版物意在代表大学向公众咨询时。

印刷物品如杂志,书籍,宣传册,邀请函等供应商通过营销部门选择,可以通过信用卡或通过采购部门直接订购。

名片,信纸,信封,并在校园通讯打印材料应该转发给林恩创意服务,销售许可或采购。

当订购名片或名称标签将请求转发给林恩创意服务。员工服务将验证名称和标题处理之前正确的。

九。计算机设备和软件

涉及到计算机设备和软件开支的请求,我们不仅应该签署,并由部门负责人批准,但,也由首席信息官。

下列项目可以直接从采购与标记部门间的对应bt365手机下载支出请求来获得:

  1. 咖啡和用品;
  2. 静止的;
  3. 复印纸;和
  4. 所有其他纸制品。

X。支付给非居民外国人

对于在非居民外国人在美国大学进行服务的所有费用都报告给国税局,并可能征税。对于非雇员服务的所有款项都将缴纳预提的法定税率。然而,外星人可能能够要求豁免从这个预提如果美国和公民权的外国人国的税收条约规定。

注:支付将不以个人谁是受到美国制造按照美国经济或贸易制裁外国资产控制(OFAC)的办公室。个人受到这种制裁上市OFAC的特别指定国民名单(SDN)上。部门拟就非居民外国人支付必须提前作出付款安排的检查这个列表。

十一。礼物和酬金

它是采购部门的政策,以及其他相关人员所大学拒绝个人礼物或酬金与采购功能连接,采购人员不得接受货物或服务的任何现有或潜在的供应商个人礼物或酬金到了大学。

十二。利益冲突

大学,作为一般规则,不进入购买与学生,教师和工作人员或者其直系亲属或家庭成员的合同。除非背景事实的充分披露以书面形式向采购部门都从企业中,雇员拥有权益的收购是禁止的。兴趣被视为存在,如果员工和/或他们的配偶,非翻身未成年子女,或员工的直接家庭自己百分之十的成员以上的企业资产。

唯一例外的政策是在有确切的证据证明该员工将不利于无论是金钱,或通过任何其他手段,大学将有利于作为交易的结果的情况。

十三。礼品卡和证书

符合国税局的准则,礼券和通过任何方式购买并收取一所大学或部门预算的礼品卡被视为应纳税所得额的收件人,必须上报美国国税局。一所大学的员工ID号需要接受的礼物,奖品,或利用大学的资金奖励大学社区的任何成员。

十四。财年采购的结束

支出要求的截止日期是在或大约6月5日,这意味着个人希望有当年的预算充电,必须将支出要求尽早。因为处理时间,6月5日之后收到的支出请求通常会导致扣款明年的预算。

十五。受损的交付,错误和回报

损伤:在装运损害的情况下,书面报告必须立即提交到采购,跟以下细节:订单号;日期;供应商;和损坏程度。政府法规要求学校提交天的具体数量范围内的索赔。不遵守这些规定可能导致要求的作废。

错误:在航运错误必须以书面形式向采购及时报告,指有关的采购订单号和供应商。有关部门必须给予足够的细节有关的错误,使采购部门可能会采取措施来纠正与供应商的错误。

回报:当供应商已经售出物品采购单上的规定,他们在法律上与他们的合同的一部分遵守和没有义务向任何按规定交付这些项目的接受信用卡。接受由供应商返回的绝不是自动的,并且重新进货电荷可能招致。这笔费用将被评定为申购部门。对许可的请求,以回报物资或设备供应商进行调整或信贷必须通过采购部门被清除。

十六。在报价错误

厂商负责标书的准确性。简单的数学错误可能没有不合格的建议予以纠正。更严重的错误和/或遗漏可能会导致拒绝的报价。如果供应商改变或发布采购订单后撤回报价,如果这是在大学的最佳利益视为订单可能会被取消。这是过去的招标投标截止时间的任何报价可能会被拒绝。报价为机密文件,并且不与任何其他厂商或未经授权的人共享。

十七。示范或样本项目

部门或个人希望测试样品或有装备论证必须与采购符合自己的要求。该部门将作出适当的安排,一个合格的供应商。至关重要的是,供应商了解bt365手机下载不通过评估它的设备作出承诺购买。

十八。保险和安全要求

之前在大学的校园里的任何工作或服务的开始,供应商必须提供适当的保险的证据。保险证书将从一般的律师提出要求。缺乏所需的覆盖范围会从大学执行工作资格的供应商。

十九。服务合同

有些设备需要,以保证持续高效运行的服务合同覆盖。由供应商所要求的任何形式必须由采购签署,并转发到与采购订单供应商。

XX。道德准则 - 教育采购国家协会

采购部门赞同教育采购的全国性协会,道德的(NAEP)的代码,它提供了以下情况:

  • 要首先考虑的目标和大学的政策;
  • 以争取获得财政支出的每一美元的最大终极价值;
  • 贸易和行业协会,政府机构和从事促进和完善的商业方法发展私人机构合作;
  • 在销售代表通过口头或书面声明,广告或产品样品的介质是否提供需求诚实;
  • 拒绝个人礼物或酬金;
  • 授予所有有竞争力的投标者同等的考虑,都把自身的优点每个交易;
  • 培育和促进公平,道德和法律贸易惯例;
  • 仅通过同意独到的见解使用和设计通过竞争采购目的的一个供应商的设计;
  • 愿意提交仲裁的任何大争论;
  • 雅阁迅速和礼遇,只要条件允许所有谁合法经营任务调用;和
  • 律师与naeb成员合作,并促进它们之间的团结精神。

有关更多信息,请联系 采购.

政策更新时间:六月。 1,2019