旅游和营业费

目的

这一政策的目的是要建立政策和程序的代表bt365手机下载所发生的旅行和娱乐费用报销。

政策

大学的旅游和商务开支政策规定的由雇员承担,同时进行bt365手机下载开展业务的所有合理的旅游,娱乐和商务开支授权和报销的准则。

bt365手机下载员工将报销实际和必要的开支,这是必不可少的,大学的商业和上行驶和/或大学开展相关业务时发生的。这项政策的目的,与大学相关的业务费用被定义为某种商品的支出,服务或活动所必需的履行大学的使命,是主要好处到了大学,而不是个人;支出的目的,可公众的监督或审计下以及卫冕。

大学不承担偿还费用的员工不能与bt365手机下载的政策,国税局指引,或招致合规的方式不符合政策。多次违规可能会终止雇用的理由。

定义

商务旅行目的万用,确认某种商品,服务或活动需要履行大学的使命,是主要好处到了大学,而不是个人;可公众的监督或审计下以及捍卫目的。

收据-a原商户收据或发票由供应商或服务供应商发出的文件的清晰图像,并证实该商业交易。

游客谁是从事于该大学被覆盖开支需要认证结果商旅-an个人被授予。

大学旅游 - 运输上超过一个正常的通勤大学商。大学认可的行程包括从家里或工作的正常位置正式大学商移动到另一个目的地,并返回家中或工作的正常进行。大学认可的行程不包括家庭和就业的正常位置之间往返。

程序/准则

一世。旅行指南

所有预订和支出必须遵循以下规则,如下所述。

旅行一定是最直接和最便宜的途径可能。任何员工通过间接路线行进,或招致的开支,以满足个人喜好承担任何额外费用。运输方式的选择应于所涉及的距离,费用,时间和所述行的目的为基础。

会有未经主席事先批准,任何国际旅行。头等舱或公务舱旅行是不允许的,除非与飞行常客里程或获得由旅客支付的升级。

夫妻旅游,由大学支付的,是不允许的。

II。责任和控制

一种。管理

这是各级管理人员,以保证支付旅费和其他业务相关的活动,员工费用是他们工作的性能是至关重要的责任;该费用是必要的,合理的,合理的,适当的记录,并符合与bt365手机下载旅游和商业支出政策和IRS准则。

主要控制应该由员工的主管通过行使:

1.预先核准所有的旅行安排,活动及估计开支为每个单独旅行或活动。该部门副总裁必须批准所有的会议和其他会议的参与。总统还必须批准任何国际会议费用(包括旅行和住宿)。
2.审查和所有费用的审批报告,根据该政策,bt365手机下载指南报销。
3.审查和提交支出报告的评价。

湾游客

员工有责任遵守与bt365手机下载旅游和营业费的政策,美国国税局的指导方针和将:

1.完全完成并提交一个请求支出形式用适当的签名,至少三(3)周预先行进。国际旅行申请必须提前出发日(不适用于录取办公室)提交至少三十(30)天。

2.当预订旅行,购买机票(S)每程最低票价可能。

3.如果需要全价票,没有任何限制,以书面通知该部门的副总裁。为全面车票票价的原因,必须在旅游申请表的每个个体出行的“意见”一节中进行记录。对于没有此表单提交差旅费将不予报销。

4.留在出差之前提供的行程单复印件的主管。

5.提交一份完整的bt365手机下载支出申请表,监督员之前,报销审批。

6.符合作为报销程序中之陈述,以及任何适用的赠款和合同适用的准则。在某些情况下,是否遵守美国政府旅游法规是必需的。

谁不符合这个旅行政策的旅客可能会受到延误或报销的预提。

C。商业和金融办公

商业和金融厅将确保充分和平等的待遇与本政策规定的要求和程序一致的所有员工。它是业务和财务办公室的责任:

对于文件,授权审批和数学精度要求收据1.审核支出报告;

2.审查报告的合理性,并进行查询费用在适当的时候;和

3.返回任何费用报告的员工进行审查并采取适当行动/响应,如果它是不符合这一政策,需要属实或不完全与应付处理支付账户所需的信息填写。

它是商业和金融的办公室在收到的6个工作日的政策,流程报销。关于这一政策的解释,应用程序或管理问题,可向首席财务官和司库。

III。报销手续

员工必须准备并提交bt365手机下载支出申请表,以及员工差旅费的形式应付账款,提供足够的细节来支出的经营宗旨,合理确定许可证。作为指定没有准备报告,并在一个清晰可辨的方式将被返回(所有字段必须根据需要进行填充)。

这是一个员工的职责,以保持所有收据支持费用的每个元素。收据都需要为$ 25.00或以上的所有业务和/或娱乐项目和商业用途,必须清晰地记录在案。对于娱乐费用,还需要员工与业务理由会议一起提供客人的姓名。如果原始收据不可用,取消的支票,信用卡收据,供应商陈述或付费通知的电子图像可以被取代。如果这些都不可用,文档,这可以解释为什么收据,不提供必须提供给主管,包括日期,地点,数量和明确的经营宗旨。

在bt365手机下载支出申请表及员工旅游形式应该被转发到占应付处理部门。要求员工中的任何出差或活动结束后21天内提交表单,如果在21天后提交将无法报销。

员工不会报销:

1.大气压或支票兑现费用;
2.航空公司俱乐部会员资格;
3.汽车俱乐部会员资格;
4.理发师和美发师;
5.洗车;
6.公司卡拖欠费用/财务费用;
7.乡村俱乐部会费;
8.损坏饭店财产;
9.过度个人电话呼叫;
10.与度假或个人天,而在商务旅行费用;
11.在飞行中电话费;
12.洗衣和干洗服务 - (除非逗留超过5天);
13.杂志,书籍或报纸;
14.国内旅行期间发生的医疗费用;
15.迷你吧;
16.电影,包括飞行和酒店室内电影;
17.非强制保险覆盖面;
18.可选的旅行或行李保险;
19.停车的罚单;
20.个人物品,即洗浴用品,药物;
21.鞋油;
22.纪念品或个人礼品;
23.温泉或健身房使用/按摩;
24.配偶伴侣旅行。

大学不偿还个人礼物给员工。这还不算是一个适当的业务费用。

一种。机票

员工是旅行“教练”,或者到最便宜的打折票价。

头等舱或公务舱旅行是不允许的,除非与常旅客里程获得升级。

行程安排不应由航空公司偏好或飞行常客奖励的影响。

会有未经主席事先批准,任何国际旅行。

如果一个员工,与上级的批准,选择利用由一些航空公司提供的周六积蓄,他们可以这样做提供了成本的差超过所支出的食宿和汽车租赁的额外费用抵消。

取消 - 当一个行程的票(S)或电子机票确认后,已发出取消,员工必须永远不会丢弃,破坏或费用报告提交未使用的机票(S),因为这些文件可能具有现金价值是否他们退还与否,可以用于未来的旅行。

旅行社或航空公司应始终在飞行之前调用,以确定其未使用的门票政策和程序。这些政策通常都可能发生变化。

湾租车

该大学有通过与安飞士特别安排低预先商定的费率。阿维斯是尽可能使用。紧凑型轿车应该租,除非组或设备的大小来运使他们不切实际。

因为这些费用是你的bt365手机下载保险所涵盖的员工不应该从租赁公司购买汽车责任或身体伤害保险。

旅客必须尽一切努力按时归还车辆,用气的一个完整的坦克和原来租住的位置,以避免代价高昂的费用。单向租赁必须通过旅行请求的旅行形式之前被批准。

在发生事故的情况下,先通知当地政府,那么,汽车租赁公司和bt365手机下载总法律顾问尽快。

C。住宿

做酒店预订时,员工应留在介质层为酒店标准的房间,但可以接受客房升级,如果他们是在不增加成本的bt365手机下载。员工是负责取消酒店预订。为保证保留“无显示”的罪名将收取回给雇员,除非取消在bt365手机下载业务的实施的不可避免的调度变化的结果。

为制作出城的客人预订时,必须使用当地酒店现有的折扣计划。指采购部门了解详情。

员工不会报销住在与家人或朋友的私人住宅,而在商务旅行。对于令牌礼物“主机”的费用将按照IRS准则报销。

d。餐

隔夜旅行 - 每天三餐,而在商务旅行成本将基于合理的实际费用报销。与其他员工旅行的时候,饭菜可以由一个员工,最好的最高层人员参加的员工,谁那么必须注意,费用报告与会者支付。报销餐费包括小费和税。文件中必须包括原始收据,所有与会者的姓名和会议的目的。

商务会议 - 招致餐讨论bt365手机下载企业宗旨费用将在一个bt365手机下载经费申请表上提交相应文件的报销。文件中必须包括原始收据,名称和所有与会者的标题和费用报告的形式对他们的业务联系。
倒数娱乐是不允许的。

倒数娱乐性被定义为娱乐,其中参与者仅仅是bt365手机下载的员工。娱乐无bt365手机下载参与者是可以接受的,只要收据娱乐清楚地表明参与者(S)和餐的经营宗旨。

即个人汽车

员工将在现行IRS利率的发生,同时对大学商因此,报销实际的燃油费将不会被允许走遍英里,停车场和/或长途费用可以报销。要计算报销,上下班的日常成本必须计算和扣除(网状)使用本地个人汽车时。谁的车程公司拥有或租赁车辆的员工将在现行IRS利率为公司自有或租用的车辆报销。员工通过他们的个人汽车责任保险。

当选择私人汽车行驶在一个共同的载体,以节省时间,运输设备,或减少时,许多人都前往同一目的地的共同成本,报销的旅客才会有实际的营业里程的基础上行驶,但意志不超过始发地和目的地,包括教练车费和杂费前往或从机场最近的机场之间的往返机票的费用(或一个以上的旅客的成本之和)。在计算该图中,运输成本是基于每英里国税局公布的最新报销比例。这个价格包括附带交通等所有费用。如果几个旅客共用一个私人拥有的车辆,只有车辆的车主将报销里程。

F。提示

提示不得超过服务成本的15-20%。 skycaps和行李员被限制为每袋2.00 $。在员工的自由裁量权花费任何额外款项将不予报销。

杂项开支,如停车场,道路通行费,轮渡,出租车,汽车服务(即尤伯杯,lyft等)和机场巴士可以偿还受原始收据的呈现。

此外,下列项目一般也无偿给他们合理的必要的业务支出的程度:注册/会务费;计算机网络访问;货币转换费;传真费;和业务所需的文档时,隔夜包裹服务。

G。旅游保险

所有的员工都被bt365手机下载保险覆盖,将不退还个人或额外的旅游保险。这包括飞行保险。

IV。bt365手机下载家具商品和服务

bt365手机下载费用为其bt365手机下载已安排付款(即机场轿车)这些费用。这些费用必须在bt365手机下载经费申请表上显示与接收到来自供应商一起。即使员工不寻求包括表格上的这些费用时,费用报销,这是必要的,以确保所有的费用,在由商务办公的相应预算。

诉bt365手机下载池汽车

bt365手机下载池车是由bt365手机下载租用的车辆,可用于特定用途的员工在开展bt365手机下载业务。这些车辆的操作受到严格限制,bt365手机下载员工为企业宗旨,只有当运输的另一种形式会更昂贵的或不适当的。员工报销正确记录支出,这是符合政策。使用游泳池的汽车必须由部门副总裁以及与采购办公室批准。使用和里程的日期将被记录。

bt365手机下载保留对所提交的报销雇员的任何费用的审核权。违反政策可能会导致员工被关押任何未经授权的支出责任。bt365手机下载储备,以弥补任何雇员对一个项目或费用报销做出正确的发现已经不合适或错误地作出。应任何虚假陈述被发现,调查结果将被传达给高层管理人员。员工发现有虚报费用可能会受到纪律处分和/或刑事起诉。

详细了解该政策或配套程序,请联系 采购.

政策更新时间:倍频程24,2018